Czy w małych firmach może się opłacać wdrożenie oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów.

W niejednej firmie można niekiedy zobaczyć sytuację, gdy ktoś poszukuje gorączkowo jakiegoś dokumentu wędrując od jednego do drugiego pokoju. I dobrze będzie, jeśli taki dokument w pewnej chwili się znajdzie, bo niekiedy może być i tak, że niestety zaginie na dobre.

faktura

Autor: VLCinéaste
Źródło: http://www.flickr.com

Sytuacja tego typu wiąże się ze stratą czasu nawet paru pracowników i niepotrzebnym zamieszaniem, z tego też powodu też można zastanowić się nad tym, żeby w jakiś sposób usprawnić wszystko. Doskonale nadają się do tego specjalne programy do obiegu dokumentów w firmie, ze względu na swoje zalety stają się one coraz bardziej popularne wśród właścicieli firm. I wbrew temu, co wielu osobom może się wydawać, bardzo dobrze sprawdzają się nie tylko w większych firmach mających rozbudowaną strukturę, ale również w mniejszych. Wielu właścicieli obawia się nieco wdrażania takiego oprogramowania, gdyż twierdzą że jest ono zbyt drogie. Lecz bez problemów można trafić na programy, których wdrożenie wcale tak dużo nie kosztuje, a zalety jakiesię uzyska z wdrożenia takiego systemu bardzo szybko zamortyzują nakłady, które się poniesie – sprawdź.

Programy zarządzające dokumentami będą pracować na ich wersjach cyfrowych, konieczne będzie więc miejsce, w jakich wykona się skanowanie faktur i wszystkich innych dokumentów, jakie przychodzą do firmy.

faktury do skanowania

Autor: Savoir-faire Linux
Źródło: http://www.flickr.com

Najczęściej jet do tego wyznaczonych kilku członków załogi, których zadaniem właśnie będzie wprowadzanie wszystkiego do systemu. Tego typu programy posiadają przeważnie bardzo szerokie możliwości jeśli chodzi o konfigurację i pozwalają na bardzo elastyczne wyznaczenie zarówno możliwych do wykonania na dokumencie procesów, ale także uprawnień nadawanych użytkownikom. Przez to, że da się wszystko można skonfigurować w czasie wdrożenia, to przez to ma się pewność, że pracownicy będą mieli dostęp tylko do tych operacji, jakie im się udzieli. Równocześnie bardzo łatwo będzie prowadzenie kontroli, kiedy i w jakim celu ktoś obrabiał dokumenty, a jednocześnie wychwytywać wszystkie zaniedbania i błędy popełnione przez załogę w czasie pracy.